個別指導塾の業務効率化に必要なシステムを開発したいというご相談を先日お受けしましたので、フィクションを交えて、ストーリー形式で要件を固めていく様子をお届けしたいと思います。
お問合せ頂いてからお見積りまでの流れは、こちらの記事でご案内しています。
今回はお見積りからご発注までの流れをストーリー形式でお届けしたいと思います。
ご提案内容をご説明
先日はお打合せありがとうございました。この度は、お見積りの機会をいただきましてありがとうございました。本日は、先日お伺いしたご要望を踏まえた、当社のご提案を説明させていただきたいと思います。
ありがとうございます。それでは、ご説明よろしくお願いいたします。
ご提案の概要説明
はい、それでは説明を始めさせていただきます。まず、今回のご提案の概要をお話させていただきます。
最初はご提案内容の概要説明をさせていただくことになります。システムの構成や他システムとの関係性が複雑な場合は、図示させていただき、お見積りの範囲を明確にさせていただきます。
今回のストーリーでは、個別指導塾向けの単独システムで、他システムとの連携はありませんので、開発範囲は比較的明確です。
今回のお見積りのトータル金額、開発期間、スケジュール、想定しているシステム構成などを簡単にご説明させていただきます。
ご提案の前提事項をご説明
まずは、お見積りの前提事項をご説明させていただきます。今回のご提案内容には、システムを設置するサーバーのコストは含まれていません。また・・・
概要に続いて、ご提案の前提をご説明させていただきます。簡単に言うと「お断り」ということですね。当社では以下のような内容を前提としてお見積りさせていただくことが多いです。
- 仕様変更や機能追加は別料金になる場合があること
- お客様都合でのスケジュール変更で当社の開発コストが増大した場合、納期遅れの免責や追加料金を頂く場合があること
- システム設置場所（サーバー、クラウド）等の料金が含まれているかどうか
- 稼働保証する環境について
- システムの負荷試験の料金が含まれているかどうか
- 操作マニュアルが料金に含まれているかどうか
これらの前提を合意いただいた上で、各機能の詳細説明に入っていきます。
「登場人物」ごとの機能と開発コスト
例えば、前回は本部職員向け機能として例として以下の機能をリストアップしました。
- ログイン機能
- 校舎管理機能
- スタッフ管理機能（権限設定）
- 学生アルバイト管理機能
- 生徒管理機能
- 請求管理機能
- 授業コマ管理機能
- 指導報告書管理機能
- 希望シフト管理機能
- 売上管理機能
- 給与管理機能
次に、指導内容の報告を保護者に効率的に行うための「指導報告書管理機能」をご説明させていただきます。
前回のお打合せで、学生のアルバイトさんが生徒さんへの指導が終わった後に紙ベースでカルテのような指導履歴を残されているというお話をお伺いしました。そちらをシステム化するとしてお見積りに盛り込んでみました。
具体的には、各授業のコマに対してそれぞれの指導報告書が登録されているかひと目で分かるような画面を想定しています。指定日や、先生ごとの指導報告書が一覧で見られる画面があれば便利かなと思っています。
という感じで、それぞれの機能でどういうイメージを持って、各機能のお見積りを行ったかを、概要にはなりますがご説明させていただきます。
この説明を聞いていただき、イメージと違うとか、そんな機能はいらない、こういう切り口で画面をつくれるか？など、ご意見をお伺いできればと思っています。
御社の予算とすり合わせ
予算ありきのシステム開発になると思いますので、ご予算に対して、ご提案内容がどうだったか、ご意見をお伺いできればと思います。
ご予算に合わせて、機能を削ったり、機能を縮小化することもできます。第一フェーズで開発する機能、第二フェーズで開発する機能というように、開発フェーズを分け、導入の初期コストを小さくすることも検討可能です。
ご発注
ご提案説明のお打合せ後に、ご提案内容を御社のご予算によりすり合わせていきます。その上で、ご提案内容に納得いただきましたら、ご発注という流れになります。
いかがでしたでしょうか？
次の記事では、開発プロジェクトスタートから要件定義完了までの流れをご紹介させていただきたいと思います。